Statens Maritima Museer
Strukturenhet	Processnamn	Handlingsslag	Handlingstyp	Gallring	Förvaringsplats	Sekretess	Ansvar	Registrering	Anmärkning	Markerad
1	Styrande verksamheter
1.1	Styra verksamheten
1.1	Styra verksamheten	Verksamhetsstyrningshandlingar	Inkommande styrdokument	bevaras	diariet	nej		diarieföring	Från Kulturdepartement, regering och andra uppdragsgivare. Handlingar som instruktion och regleringsbrev.	Nej
1.1	Styra verksamheten	Verksamhetsstyrningshandlingar	Föredragnings- protokoll	Bevaras	Registrator	nej		kronologisk		Nej
1.1	Styra verksamheten	Verksamhetsstyrningshandlingar	Bilagor till föredragnings- protokoll	bevaras	Registrator	nej		diarieförs	Bilagor som är underlag till föredragningsbeslut sparas inte tillsammans med protokollen utan diarieförs och läggs i diariet.	Nej
1.1	Styra verksamheten	Verksamhetsstyrningshandlingar	Ledningsgrupps- protokoll	Bevaras	Registrator	nej		kronologiskt		Nej
1.1	Styra verksamheten	Verksamhetsstyrningshandlingar	Chefsbesluts- protokoll	Bevaras	registrator	nej		kronologisk	Innehåller beslut (som delegerats från ÖI) som fattas av respektive avdelningschef. Ser olika ut. Vissa chefer fattar beslut och gör ett eget protokoll. Ibland görs det på chefsmöten för varje avdelning.	Nej
1.2	Planera, följa upp och utveckla verksamheten
1.2	Planera, följa upp och utveckla verksamheten	Planerings- och uppföljningsdokumentation	Ordning & reda pärmar	bevaras	staben	nej		avdelningsvis kronologisk	Underlag för årsredovisning och revision. Alla enheter lämnar in underlag årsvis till alla uppgifter som används i den tryckta årsredovisningen.	Nej
1.2	Planera, följa upp och utveckla verksamheten	Planerings- och uppföljningsdokumentation	Minnesanteckningar enhetsmöten	bevaras		nej		kronologisk	Förs inte av alla enheter, men speglar bra verksamheten när de finns.	Nej
1.2	Planera, följa upp och utveckla verksamheten	Planerings- och uppföljningsdokumentation	Verksamhets- planering	bevaras	Bilaga till föredragningsprotokoll	nej				Nej
1.2	Planera, följa upp och utveckla verksamheten	Planerings- och uppföljningsdokumentation	System för planering och verksamhets- styrning	10 år	Databas Stratsys	nej			Efter verksamhetsplaneringen läggs information om budget, persondagar och andra parametrar in och används vid tertialuppföljningar. Kan ev. gallras enligt RA-FS 1997:6 punkt A.9 bilagan.	Ja
1.2	Planera, följa upp och utveckla verksamheten	Planerings- och uppföljningsdokumentation	Årsredovisning	Bevaras	Diariet	nej		diarieförs	Varje avdelning redovisar till årsredovisningen. Underlagen sätts i Ordning&Reda pärmen. Årsredovisningen sammanställs och trycks. Förvaras i diariet men också i särskild serie i arkivet.	Nej
1.2	Planera, följa upp och utveckla verksamheten	Planerings- och uppföljningsdokumentation	Protokoll från arbetsgrupper för övergripande frågor	bevaras	registrator	nej		kronologisk	T ex genusgrupp och vissa projekt som rör myndighetsövergripande frågor.	Nej
1.3	Samverka
1.3	Samverka	Samverkanshandlingar	APT-protokoll	Bevaras	Personalhandläggare	nej		kronologisk	Varje verksamhetsområde (enhet, avdelning del av enhet) träffas en gång per månad för APT-möten, juli månad undantaget.	Nej
1.3	Samverka	Samverkanshandlingar	ASAM-protokoll	Bevaras	Personalhandläggare	nej		kronologisk avdelningsvis		Nej
1.3	Samverka	Samverkanshandlingar	CESAM-protokoll	Bevaras	Registrator	nej		kronologisk		Nej
1.3	Samverka	Samverkanshandlingar	MBL-protokoll	Bevaras	Personalhandläggare	Kan innehålla sekretessbelagda uppgifter enligt OSL 39 Kap. 1-2 §		löpnummer		Nej
1.3	Samverka	Samverkanshandlingar	Arbetsmiljö- CESAM protokoll	Bevaras	Registrator	nej		kronologisk		Nej
1.3	Samverka	Samverkanshandlingar	Skrivelser från arbetstagar- organisationerna	bevaras	diariet	Kan innehålla sekretessbelagda uppgifter enligt OSL 39 Kap. 1-2 §		diarieförs		Nej
1.4	Kommunicera internt
1.4	Kommunicera internt	Interkommunikationshandlingar	Intranät	Gallras vid inaktualitet	Server	nej			Ska vi ta ut skärmdumpar?	Nej
1.4	Kommunicera internt	Interkommunikationshandlingar	Fredagsbrev	bevaras		nej			Publiceras på Intranätet. men bevaras som textdokument i pdfA.	Nej
1.5	Hantera säkerhet
1.5	Hantera säkerhet	Säkerhetshandlingar	Fastighets- relaterade insatser	Bevaras	diariet				Riskanalyser, kompendier för brandutrymningar, utrymmesorganisation och dylikt.	Nej
1.5	Hantera säkerhet	Säkerhetshandlingar	Försäkrings- ärenden	bevaras	diariet			diarienummer		Nej
1.5	Hantera säkerhet	Säkerhetshandlingar	Larmrapporter	G?	mapp på server				Inbrotts-, brandlarm o dylikt kommer på sms till jourhavande. Digital rapport kommer sedan och läggs i gemensam mapp.	Nej
1.5	Hantera säkerhet	Säkerhetshandlingar	Kvittenser på nycklar och passerkort	Gallras vid inaktualitet					Kan gallras när nyckel eller kort återlämnats.	Nej
1.5	Hantera säkerhet	Säkerhetshandlingar	Nyckel- och kortdatabas	Gallras vid inaktualitet	server		säkerhetsansvarig		Kan gallras när kort och nyckel återlämnats.	Nej
1.5	Hantera säkerhet	Säkerhetshandlingar	Passagesystem	G					Loggar in- och utpassager genom dörrar. Var finns uppgifterna? Hos oss eller hos systemleverantören?	Nej
1.6	Bedriva miljöarbete
1.6	Bedriva miljöarbete	Miljöledningshandlingar	Miljölednings- system	bevaras	milijösamordnare/registrator	nej	miljösamordnare		Under miljöledningssystemet ligger ett flertal olika dokument såsom policy, mål, handlingsplaner, rutiner mm. Många av dokumenten bearbetas kontinuerligt. En gång per år skickas dessa till registrator för diarieföring.	Nej
1.6	Bedriva miljöarbete	Miljöledningshandlingar	Externrevision	bevaras	diariet	nej		diarieförs	Revisionsrapport och övriga handlingar uppkomna vid den årliga externrevisionen.	Nej
1.6	Bedriva miljöarbete	Miljöledningshandlingar	Avvikelse- rapportering	Bevaras	miljöledningspärm	nej	miljösamordnare		Avvikelser (t ex uppsläpp, ej rapporterade kemikalier osv) rapporteras på särskild blankett till samordnaren. Underlag för revisionen.	Nej
1.6	Bedriva miljöarbete	Miljöledningshandlingar	Miljömötes- protokoll	Bevaras	miljöledningspärm	nej	miljösamordnare	kronologisk	Möten med miljösamordnare och lokala ombud på arbetsplatserna.	Nej
1.6	Bedriva miljöarbete	Miljöledningshandlingar	Protokoll från ledningens miljögenomgång	bevaras	miljöledningspärm	nej	miljösamordnare		Möten måste hållas 2 gånger per år eftersom myndigheten är miljöcertifierad.	Nej
1.6	Bedriva miljöarbete	Miljöledningshandlingar	Miljöronds- protokoll	bevaras	miljöledningspärm	nej	miljösamordnare	kronologisk		Nej
1.6	Bedriva miljöarbete	Miljöledningshandlingar	Kemikaliedatabas	10 år	databas Klara	nej	miljösamordnare		Innehåller: Datablad (= tekniska specifikationer över de kemikalier som myndigheten hanterar). Registrerade kemikalier. Lista i trädstruktur över vilka kemikaler som finns var. Brandfarliga kemikalier registreras också med mängd. Databladen ska sparas i 10 år.	Nej
1.6	Bedriva miljöarbete	Miljöledningshandlingar	Internrevision	bevaras	miljöledningspärm	nej	miljösamordnare		Rapporter som görs av medlemmar i miljögruppen.	Nej
1.6	Bedriva miljöarbete	Miljöledningshandlingar	Sammanställning av utbildningar och aktiviteter	bevaras	Ordning&reda pärm	nej			Görs som sammanställning vid årets slut och skickas till Ordning&Reda pärmen.	Nej
1.6	Bedriva miljöarbete	Miljöledningshandlingar	Rapport om miljöledning	bevaras	diariet	nej	miljösamordnare	diarieförs	Skickas en gång per år till Kulturdepartement och Naturvårdsverket. Webbenkät som skrivs ut, undertecknas av ÖI och diarieförs.	Nej
2	Stödjande verksamheter
2.1	Hantera information/handlingar (diarieföra, arkivera)
2.1.1	Diarieföra
2.1.1	Diarieföra	2.1.1 Diarieföringshandlingar	Diarium	bevaras	Databas Agrando- Acta	vissa ärenden kan vara sekretessbelagda			Tills dess lämplig digital förvaring har säkerställts tas varje år ut lista kronologiskt (löpnummerföljd), efter diarieplan, samt efter avsändare.	Nej
2.1.1	Diarieföra	2.1.1 Diarieföringshandlingar	Diarieförda handlingar	bevaras	Registrator	vissa ärenden kan vara sekretessbelagda		klassificeringsstruktur		Nej
2.1.1	Diarieföra	2.1.1 Diarieföringshandlingar	Utlämnade av allmän handling som leder till formellt beslut	Bevaras	Diariet	nej			Vid nekande av utlämnande och ev. överklaganden diarieförs ärendet, annars inte.	Nej
2.1.1	Diarieföra	2.1.1 Diarieföringshandlingar	Dokument för kännedom	gallras vid inaktualitet	Registrator / handläggare	nej			Inkommande handlingar som inte behöver diarieföras.	Nej
2.1.1	Diarieföra	2.1.1 Diarieföringshandlingar	Enklare förfrågningar och svar	gallras vid inaktualitet	Registrator /handläggare	nej			Rutinfrågor som inte behöver diarieföras.	Nej
2.1.2	Arkivera
2.1.2	Arkivera	2.1.2 Arkiveringshandlingar	Gallrings- framställan	Bevaras	Diariet	nej		diarienummer	Beslut av gallring som godkänns av Riksarkivet	Nej
2.1.2	Arkivera	2.1.2 Arkiveringshandlingar	Gallringsprotokoll	Bevaras	Arkivet	nej	arkivarie	kronologisk	Skrivs för varje enskilt gallringstillfälle.	Nej
2.1.2	Arkivera	2.1.2 Arkiveringshandlingar	Dokument- hanterings- plan	Bevaras	Diariet	nej			Antagen dokumenthanteringsplan diarieförs.	Nej
2.1.2	Arkivera	2.1.2 Arkiveringshandlingar	Arkivförteckning	Bevaras	Förteckningsdatabas (Visual arkiv)	nej	arkivarie	allmänna arkivschemat/verksamhetsbaserad	Arkiverade handlingar som tillförts ämbetsarkivet, införs kontinuerligt i förteckningsprogrammet.	Nej
2.2	Administrera ekonomi
2.2.1	Grundredovisa
2.2.1.1	Hantera kundreskontra
2.2.1.1	Hantera kundreskontra	Kundreskontrahandlingar	Faktura	15 år	Agresso	nej		fakturanummer	Skrivs ut tillsammans med underlaget. Förvaras på ekonomienheten.Fakturor rörande EU-projekt bör bevaras 15 år och inte 10 som bokföringslagen kräver.	Nej
2.2.1.1	Hantera kundreskontra	Kundreskontrahandlingar	Fakturerings- underlag	15 år		nej		Fakturanummer	Läggs ihop med fakturan.	Nej
2.2.1.1	Hantera kundreskontra	Kundreskontrahandlingar	Inbetalnings- underlag	15 år		nej			Underlag vid filinläsning.	Nej
2.2.1.1	Hantera kundreskontra	Kundreskontrahandlingar	Kravhantering	10 år		nej			Påminnelser till kunder som inte betalas. Separat från fakturan.	Nej
2.2.1.1	Hantera kundreskontra	Kundreskontrahandlingar	Inkasso	10 år		nej			Skicka till kammarkollegie när kunden inte betalat trots påminnelse. Inloggning via portal. Ev. skrivs ut?	Nej
2.2.1.2	Hantera leverantörsreskontra
2.2.1.2	Hantera leverantörs- reskontra	Leverantörsreskontra- handlingar	Faktura	15 år	Agresso + pärm	nej		fakturanummer	Det som är digitalt och skannat av Strömsund finns bara i Agresso och inte på MM. En del skannar ekonomi själva. Finns också samlingfakturor som inte helt kan hanteras digitalt, dessa skickas manuellt. Fakturor rörande EU-projekt bör bevaras 15 år och inte 10 som bokföringslagen kräver.	Nej
2.2.1.2	Hantera leverantörs- reskontra	Leverantörsreskontra- handlingar	Underlag vid filinläsning, leverantörs- fakturor	10 år		nej			Kvitto på utbetalning går in i Agresso. Återredovisningslista (journal) tas ut via plusgirot.	Nej
2.2.1.2	Hantera leverantörs- reskontra	Leverantörsreskontra- handlingar	Manuella utbetalningar	10 år		nej			Endast på papper. Som faktura. Uppgifterna matas in i Agresso. För utlägg av personal som inte går via löneutbetalningen.	Nej
2.2.1.2	Hantera leverantörs- reskontra	Leverantörsreskontra- handlingar	Hantering för utbetalning	10 år		nej			Alla bokförda fakturor görs betalningssammanställning två gånger per vecka. Bemyndigande. Listan signeras.	Nej
2.2.1.2	Hantera leverantörs- reskontra	Leverantörsreskontra- handlingar	Kravhantering	10 år		nej				Nej
2.2.1.2	Hantera leverantörs- reskontra	Leverantörsreskontra- handlingar	Inkasso	10 år		nej				Nej
2.2.1.3	Hantera dagskassehantering
2.2.1.3	Hantera dagskasse- hantering	Dagskassehandlingar	Kassarapport	10 år	ekonomi	nej			Lista som tas ut ur Extenda.Redovisningen i Extenda läggs manuellt in i Agresso via en Excelfil. Per försäljningsställe och dag.	Nej
2.2.1.3	Hantera dagskasse- hantering	Dagskassehandlingar	Slip	2 år		nej			Vid kortköp och fakturaköp. Fakturaköpen går till ekonomi. Kortköpssliparna behålls vid kassorna.	Nej
2.2.1.3	Hantera dagskasse- hantering	Dagskassehandlingar	Inbetalningar	10 år		nej			Betalningar via kort och kontantinsättningar i myndighetens försäljningsställen. Från Nordea på papper.	Nej
2.2.1.4	Hantera omföringar
2.2.1.4	Hantera omföringar	Omföringshandlingar	Omföring	15 år		nej			Rättningar, omföringar mellan konton. Signeras, verifikationsnummer skrivs på. Omföringar för EU-projekten sparas 15 år?	Nej
2.2.1.5	Hantera anläggningstillgångar
2.2.1.5	Hantera anläggnings- tillgångar	Anläggningstillgångshandlingar	Anläggnings- tillgångar	17 år		nej			Fakturor som registeras i anläggningregistret. Underlag.	Nej
2.2.1.5	Hantera anläggnings- tillgångar	Anläggningstillgångshandlingar	Anläggnings- register	bevaras	Agresso	nej			Tas ut på papper.	Nej
2.2.1.5	Hantera anläggnings- tillgångar	Anläggningstillgångshandlingar	Sammanställning över anläggningar	bevaras		nej			Information från Agresso, men bearbetas lite, t ex förtydliga namn på anläggningar. Siffra till riksgälden för underlag till lån.	Nej
2.2.1.6	Sköta huvudbokföring
2.2.1.6	Sköta huvudbokföring	Huvudbokföring	Huvudbok	Bevaras	Agresso	nej			Ligger i Agresso, listor tas inte ut.Bevaras som XML-filer. Levereras till arkivet årsvis.	Nej
2.2.2	Hantera system
2.2.2	Hantera system	Systemhanterings- handlingar	Dokumentation vid system- implementering	bevarande		nej			Nödvändigt för att presentera de ekonomiska händelserna som grund-huvud och sidoordnad bokföring.	Nej
2.2.2	Hantera system	Systemhanterings- handlingar	System- dokumentation	10 år		nej			Manualer för användare för de olika systemen, t ex Agresso.	Nej
2.2.3	Rapportera ekonomi
2.2.3	Rapportera ekonomi	Ekonomihanterings- handlingar	Tertial- uppföljningar (internt)	10 år?	Stratsys	nej			Resultatet kollas mot budget.	Nej
2.2.3	Rapportera ekonomi	Ekonomihanterings- handlingar	Månads- rapportering ESV	10 år		nej			Rapport via direktingång till ESVs system Hermes. Automatiskt från Agresso. Rapporterna skrivs ut på papper. T ex balansräkning månadsvis och bankkontoutdrag. Vissa extra rapporteringar i december (sjuktal,anställda osv)	Nej
2.2.3	Rapportera ekonomi	Ekonomihanterings- handlingar	Underlag årsredovisning	bevaras	Ordning & Reda pärm	nej			T ex väsentliga prestationer, persondagar osv, som ska redovisas.	Nej
2.2.3	Rapportera ekonomi	Ekonomihanterings- handlingar	Bokslut	Bevaras		nej			Underlag till årsredovisning. På papper.	Nej
2.2.4	Hantera budget
2.2.4	Hantera budget	Budgethandlingar	Budget- underlag	Bevaras	diarieförs	nej		diarienummer	Till departementet. Sträcker sig över 3 år. Görs i början av ett år inför nästa räkenskapsår.	Nej
2.2.4	Hantera budget	Budgethandlingar	Underlag till intern budget	Bevaras	bilaga till föredragningsprotokoll	nej			Utskriven fil från Excel.	Nej
2.2.4	Hantera budget	Budgethandlingar	Detaljerad budget	Bevaras?	Stratsys	nej			Mer detaljerad än underlaget till departementet. Hör till vp-processen. Excelfil som underlag. Avdelningschefer lägger in detaljerad budget. Är det något som ska sparas? XML-fil varje år?	Ja
2.3	Administrera personal
2.3.1	Rekrytera
2.3.1	Rekrytera	Rekryteringshandlingar	Annons	Bevaras	diariet	nej		diarieförs		Nej
2.3.1	Rekrytera	Rekryteringshandlingar	Rekryterings- databas	2 år	Databas	nej			System: Meltwater Talent. De som skickar in på papper läggs in av personalhandläggare. Började 2009 med systemet.Meddelande om att man inte fått tjänst skickas via systemet.	Nej
2.3.1	Rekrytera	Rekryteringshandlingar	Lista över ansökningar	bevaras	registratro	nej		diariet	Ur rekryteringsdatabasen tas ut en lista över alla som sökt en viss tjänst och läggs i diariet.	Nej
2.3.1	Rekrytera	Rekryteringshandlingar	Överklaganden	Bevaras	Diariet	nej		diarieförs	Hos registrator. Får nytt diarienummer.	Nej
2.3.1	Rekrytera	Rekryteringshandlingar	Yttrande om överklagande	Bevaras	Diariet	nej		diarieförs	Skickas till överklagandenämnden.	Nej
2.3.1	Rekrytera	Rekryteringshandlingar	Kungörelsen	Gallras vid inaktualitet		nej			Sätts på anslagstavla	Nej
2.3.1	Rekrytera	Rekryteringshandlingar	Spontan- ansökningar	Gallras vid inaktualitet		nej			Tar man egentligen inte emot (står på hemsidan att man inte gör det).	Nej
2.3.1	Rekrytera	Rekryteringshandlingar	Meritförteckning och handlingar	Bevaras	Personalakt	nej	lönehandläggare	personnummer	Betyg och intyg som inkommit vid rekryteringen läggs till personalakten för den person som anställts.	Nej
2.3.1	Rekrytera	Rekryteringshandlingar	Anställnings- underlag	Gallras vid inaktualitet		nej			Skickas från beslutande chef till personalhandläggare för att meddela beslutet. Underlag till Protokoll för personal och organisation.	Nej
2.3.1	Rekrytera	Rekryteringshandlingar	Protokoll för personal och organisation	Bevaras	Personalhandläggare			Löpnummer per år	Sparas som egen serie, samt 1 ex. i personalakt. Kan också röra organisationsförändringar, omplacering, ny titel, nya löner osv.	Nej
2.3.1	Rekrytera	Rekryteringshandlingar	Anställningsbevis	Bevaras	Personalakt	nej	lönehandläggare	löpnummer	Har samma löpnummer som protokoll för personal och organisation, men ligger i varje personalakt samt i pärm hos lönehandläggaren.	Nej
2.3.1	Rekrytera	Rekryteringshandlingar	Arbetspolitiska åtgärder	Gallras vid inaktualitet	Personalhandläggare	nej			Särskild pärm vid sidan om personalakterna. SMM har inte personalansvar eller betalar ut lönerna. Kan gallras.	Nej
2.3.1	Rekrytera	Rekryteringshandlingar	Omplacering	Bevaras	Personalakt			personnummer	Vid omplacering av tjänst inom myndigheten skrivs nytt anställningsbeslut.	Nej
2.3.2	Hantera löner och förmåner
2.3.2	Hantera löner och förmåner	Löne- och förmånshandlingar	Lönesystem	Bevaras delvis	Palasso	Kan innehålla sekretessbelagda uppgifter			Palasso. För tidregistrering och tidrapportering. Vissa uppgifter i systemet kan gallras efter 2 år, andra efter 10 år.	Ja
2.3.2	Hantera löner och förmåner	Löne- och förmånshandlingar	Ledighets- ansökan	2 år	Lönehandläggare	nej			Görs av vissa som inte har tillgång till datorer och Palasso. Övriga skriver in själva.	Nej
2.3.2	Hantera löner och förmåner	Löne- och förmånshandlingar	Lönelista	Bevaras	Personalhandläggare	nej		kronologisk	Innehåller även rättelser gjorda för hand. På papper.	Nej
2.3.2	Hantera löner och förmåner	Löne- och förmånshandlingar	Försäkrings- handlingar för icke anställda	2 år	Lönehandläggare	nej			För personer som inte är anställda (volontärer och studenter)	Nej
2.3.2	Hantera löner och förmåner	Löne- och förmånshandlingar	RALS- protokoll	Bevaras	Lönehandläggare	nej			Löneförhandlingar. Skrivs under av fackliga organen samt personalchef.	Nej
2.3.2	Hantera löner och förmåner	Löne- och förmånshandlingar	Löneöverens- kommelse	bevaras	pärm	nej				Nej
2.3.2	Hantera löner och förmåner	Löne- och förmånshandlingar	Schemaläggning	Gallras vid inaktualitet	Arbetsledare/enhetschef	nej			Ibland excel-filer på Vasa särskild databas.	Nej
2.3.2	Hantera löner och förmåner	Löne- och förmånshandlingar	Arbets- beskrivning	Bevaras		nej			Finns för vissa kategorier, t ex visningspersonal. Bör när de finns läggas i Personalakt.	Nej
2.3.2	Hantera löner och förmåner	Löne- och förmånshandlingar	Namnändring	Bevaras	Personalakt	nej			Intyg när en anställd har bytt namn.	Nej
2.3.3	Kompetensutveckla
2.3.3	Kompetens- utveckla	Kompetensutvecklingshandlingar	Betyg och kursintyg	Bevaras	Personalakt	nej			Personal ska skicka in intyg och betyg på kurser och utbildningar.	Nej
2.3.3	Kompetens- utveckla	Kompetensutvecklingshandlingar	Utvecklings- samtal	Gallras vid inaktualitet	Chef				skickas inte till personalenheten utan behålls av chefen.	Nej
2.3.3	Kompetens- utveckla	Kompetensutvecklingshandlingar	Avtal om utbildning	Bevaras	Diariet	nej			Avtal om kurser och dylikt.	Nej
2.3.3	Kompetens- utveckla	Kompetensutvecklingshandlingar	Medarbetar- dagar	Bevaras	personalenhet	nej			Har inte sammanställts hittills, men borde arkiveras. Program och upplägg.	Nej
2.3.3	Kompetens- utveckla	Kompetensutvecklingshandlingar	Utvärderings- underlag guidekurs	Gallras vid inaktualitet	Netigate, server hos leverantören	nej			Görs varje år via Netigate för guideutbildningen på Vasa. Varje enskild enkätsvar behöver inte sparas.	Nej
2.3.3	Kompetens- utveckla	Kompetensutvecklingshandlingar	Utvärdering guidekurs	Bevaras		nej			Sammanställning tas ut ur Netigate som pdf. Spara i pdf/A.	Nej
2.3.4	Hantera rehabilitering
2.3.4	Hantera rehabilitering	Rehabiliteringshandlingar	Fakturor	Bevaras	Personalakt	nej			Från t ex Previa för att bevisa att man gjort insatser.	Nej
2.3.4	Hantera rehabilitering	Rehabiliteringshandlingar	Rehabiliterings- plan	Bevaras	Personalakt	Kan innehålla sekretessbelagda uppgifter enligt OSL 39 Kap. 1-2 §			Överenskommelse mellan psykolog, beteendevetare o dyl och personalen om åtgärder, vad man ska jobba med.	Nej
2.3.4	Hantera rehabilitering	Rehabiliteringshandlingar	Läkarintyg	10 år	Personalakt	Kan innehålla sekretessbelagda uppgifter enligt OSL 39 Kap. 1-2 §				Nej
2.3.4	Hantera rehabilitering	Rehabiliteringshandlingar	Rehabiliterings- utredning	Bevaras	Personalakt	Kan innehålla sekretessbelagda uppgifter enligt OSL 39 Kap. 1-2 §				Nej
2.3.4	Hantera rehabilitering	Rehabiliteringshandlingar	Anmälan av arbetsskada	Bevaras	Personalakt	Kan innehålla sekretessbelagda uppgifter enligt OSL 39 Kap. 1-2 §				Nej
2.3.4	Hantera rehabilitering	Rehabiliteringshandlingar	Handlingar rörande arbetsskada	Bevaras	personalakt	Kan innehålla sekretessbelagda uppgifter enligt OSL 39 Kap. 1-2 §				Nej
2.3.4	Hantera rehabilitering	Rehabiliteringshandlingar	Bidrag till hjälpmedel	Bevaras	Personalakt	nej				Nej
2.3.5	Driva personalansvarsnämnd
2.3.5	Driva personal- ansvarsnämnd	Personalansvarsnämndshandlingar	Protokoll	Bevaras	Personalakt	nej			Läggs i slutet kuvert i akten. Kan resultera i löneavdrag, skriftlig varning osv.	Nej
2.3.5	Driva personal- ansvarsnämnd	Personalansvarsnämndshandlingar	Varning	Bevaras	personalakt	nej		personalhandläggare		Nej
2.3.6	Hantera arbetsmiljö
2.3.6	Hantera arbetsmiljö	Arbetsmiljöhandlingar	Systematisk arbetsmiljöuppföljning	Bevaras	enhetschef	nej			enhetschef och skyddsombud. Om åtgärder behöver göras går det till drift- och säkerhet.	Nej
2.3.6	Hantera arbetsmiljö	Arbetsmiljöhandlingar	Skyddsrondsprotokoll	Bevaras		nej			cheferna ansvarar. görs inte med regelbundenhet.	Nej
2.3.6	Hantera arbetsmiljö	Arbetsmiljöhandlingar	Statistik	Bevaras	diarieförs	nej			sjukstatistik, osv till arbetsmiljöverket,	Nej
2.3.6	Hantera arbetsmiljö	Arbetsmiljöhandlingar	Enkätsvar	Bevaras	diarieförs	nej			Digitala enkäter skrivs ut på papper	Nej
2.3.7	Avveckla personal
2.3.7	Avveckla personal	Personalavvecklingshandlingar	Företrädesrätts- papper	Bevaras	diarieförs	nej			Varsel om att tidsbegränsad anställning upphör, Rätt att begära företrädesrätt. Skickas till tidigare anställd.	Nej
2.3.7	Avveckla personal	Personalavvecklingshandlingar	Begäran om företrädesrätt	Bevaras	Personalakt	nej			När man vill utnyttja företrädesrätten	Nej
2.3.7	Avveckla personal	Personalavvecklingshandlingar	Lista över företrädesrätt	Gallras vid inaktualitet	personalhandling	nej			listor över aktuella företrädesrätter. I mapp, men också utskriven då och då.	Nej
2.3.7	Avveckla personal	Personalavvecklingshandlingar	Turordnings- lista	Gallras vid inaktualitet		nej			Uppdateras hela tiden.	Nej
2.3.7	Avveckla personal	Personalavvecklingshandlingar	Varsel om uppsägning	Bevaras	diarieförs	nej		diarienummer	till facket, om personen inte är ansluten till den personen själv. Med skäl till uppsägning.	Nej
2.3.7	Avveckla personal	Personalavvecklingshandlingar	Pensions- utredning	Bevaras	personalakt	Kan innehålla sekretessbelagda uppgifter enligt OSL 39 Kap. 1-2 §		personnummer	Ansökan om entledigande, beslut om pension osv.	Nej
2.3.7	Avveckla personal	Personalavvecklingshandlingar	Individuellt avtal	Bevaras	Personalakt	nej			Avtal om t ex ett års ersättning för att de ska säga upp sig själva.	Nej
2.3.7	Avveckla personal	Personalavvecklingshandlingar	Tjänstgörings- intyg	Bevaras	Personalakt	nej				Nej
2.4	Hantera inköp och upphandling
2.4.1	Göra inköp
2.4.1	Göra inköp	Direktupphandling eller icke formaliserad upphandling	Fakturor	10 år	Databasen Agresso	nej				Nej
2.4.1	Göra inköp	Direktupphandling eller icke formaliserad upphandling	Avtalsdatabas	Gallras vid inaktualitet.					Databasen betraktas som arbetsmaterial. Själva informationen bevaras i diariet.	Nej
2.4.1	Göra inköp	Direktupphandling eller icke formaliserad upphandling	Diarieförda ärenden	Bevaras		nej		Diarieförs	Handlingarna rör inköp över ett prisbasbelopp. 2011 är dessa inköp mellan cirka 40 000 och 287 000 kronor.	Nej
2.4.2	Förnyad konkurrensutsättning
2.4.2	Förnyad konkurrens- utsättning	Förnyad konkurrensutsättning	Avtalsdatabas	Gallras vid inaktualitet					Databasen bertraktas som arbetsmaterial. Själva informationen bevaras i diariet.	Nej
2.4.2	Förnyad konkurrens- utsättning	Förnyad konkurrensutsättning	Diarieförda ärenden	Bevaras		nej		Diarieförs	Gäller sådant där det finns egna eller statliga avtal.	Nej
2.4.2	Förnyad konkurrens- utsättning	Förnyad konkurrensutsättning	Fakturor	10 år.	Databasen Agresso.	nej				Nej
2.4.3	Upphandla
2.4.3	Upphandla	Upphandlingshandlingar	Fakturor	10 år.	Databasen Agresso.					Nej
2.4.3	Upphandla	Upphandlingshandlingar	Avtalsdatabas	Gallras vid inaktualitet	Databas	Kan innehålla sekretessbelagda uppgifter enligt OSL 19 kap § 2			Databasen betraktas som arbetsmaterial. Själva informationen sparas i diariet.	Nej
2.4.3	Upphandla	Upphandlingshandlingar	Antagna anbud	Bevaras		Kan innehålla sekretessbelagda uppgifter enligt OSL 19 kap § 2		Diarieförs.	Upphandlingsuppdraget underskrivs av ÖI. Ärenden som sträcker sig över flera år (ofta fyra år) bör inte avställas innan avslutat ärende.	Nej
2.4.3	Upphandla	Upphandlingshandlingar	Ej antagna anbud	G2	diariet			diarieförs	Förvaras i särskilda pärmar för att underlätta gallring.	Nej
2.5	Hantera lokaler och inventarier
2.5.1	Hantera lokaler
2.5.1	Hantera lokaler	Fastighetshandlingar	Avtal	bevaras	diariet	nej		diarieförs	Hyresavtal, städavtal, driftsavtal mm.	Nej
2.5.1	Hantera lokaler	Fastighetshandlingar	Avtalsdatabas	gallras vid inaktualitet					För kontroll av när avtal löper ut och behöver förnyas.	Nej
2.5.1	Hantera lokaler	Fastighetshandlingar	Mätningar	Bevaras	Diariet			Diariet	Mätningar av klimat, temperatur, radon eller annat som inkommer från SFV eller annan extern part.	Nej
2.5.1	Hantera lokaler	Fastighetshandlingar	Larm	Vid inaktuallitet	Digital mapp för rapporterna				Sms och digitala rapporter över larm.	Nej
2.5.1	Hantera lokaler	Fastighetshandlingar	Ritningar	Bevaras, viss gallring bör diskuteras	Papper, digitalt			?	Ritningar över fastigheterna bevaras hos Statens fastighetsverk. Ritningar som beställts av extern arkitekt direkt av SMM bevaras.	Nej
2.5.1	Hantera lokaler	Fastighetshandlingar	Fakturor	10 år	Databasen Agresso					Nej
2.5.2	Hantera inventarier
2.5.2	Hantera inventarier	Inventariehandlingar	Inventarie- förteckning	Bevaras						Nej
2.6	Hantera IT och telekommunikation
2.6	Hantera IT och telekommunikation	Handlingsslag	Ärendehanterings- system MMK	5 år ?		nej			Kan användas för att hitta lösningar till tekniska problem som funnits tidigare.Innehåller även uppgifter om datorer och telefoner och var de finns.	Nej
2.6	Hantera IT och telekommunikation	Handlingsslag	System- dokumentation	bevaras					För olika system.	Nej
3	Bevara det maritima kulturarvet
3.1	Hantera samlingarna
3.1.1	Samla in föremål, arkivalier och fotografier
3.1.1	Samla in föremål, arkivalier och fotografier	Insamlingshandlingar	Insamlings- erbjudande	Bevaras	Diariet	nej		diarienummer	skriftligt insamlingsförslag förekommert sällan.	Nej
3.1.1	Samla in föremål, arkivalier och fotografier	Insamlingshandlingar	Avvecklings- skrivelser från Marinen	Gallras vid inaktualitet	Diariet	Kan innehålla sekretessbelagda uppgifter enligt OSL 15 kap. 2 §		diarienummer	Lista från marinen över material som ska avvecklas, skickas också till andra museiinstitutioner. Om Marinmuseum vill samla i något som finns på listorna gör man insamlingsblankett för detta. Mycket omfattande listor (ibland på CD-skivor) kan gallras efter att beslut fattats om insamling eller inte.	Nej
3.1.1	Samla in föremål, arkivalier och fotografier	Insamlingshandlingar	Insamlings- blankett	Bevaras	Bilaga till APT-protokoll (MM) eller egen protokollsserie (SM)	nej		löpnummer	Insamlingsblanketterna tas upp på insamlingsmöten (SM) eller APT (MM) då insamling förordas eller avslås. Beslut tas sedan på chefsmöten. Förvaras som egen serie på SM och som bilaga till APT-protokoll på MM.	Nej
3.1.1	Samla in föremål, arkivalier och fotografier	Insamlingshandlingar	Chefsbesluts- protokoll	Bevaras	Registrator	nej		kronologiskt	Beslut om insamling/avslag fattas av avdelningschef och ligger i chefsbeslutsprotokollen 1.1.	Nej
3.1.1	Samla in föremål, arkivalier och fotografier	Insamlingshandlingar	Beslutsmed- delande/ tackbrev	Bevaras	Diariet	nej		diarienummer	Beslut meddelas skriftligen endast i enstaka fall, men tackbrev skickas ofta som en slags bekräftelse som oftast annars sker muntligt.På MM skriver man i tackbrevet att museet får fritt förfogande över det.	Nej
3.1.1	Samla in föremål, arkivalier och fotografier	Insamlingshandlingar	Avtal	Bevaras	Diariet	nej			Avtal om upphovsrätt för foton och arkivsamlingar.	Nej
3.1.1	Samla in föremål, arkivalier och fotografier	Insamlingshandlingar	Bilagepärm/ Inventariebilagor	Bevaras	Föremålsintendent	nej		föremålsnummer	I bilagepärmarna läggs i förekommande fall handlingar (fakturakopia, korrespondens, manual eller annan dokumentation) som rör ett insamlat föremål.	Nej
3.1.1	Samla in föremål, arkivalier och fotografier	Insamlingshandlingar	Accessions- förteckning	Bevaras	Ordning&Reda pärmen	nej		årsvis	Lista över insamlade objekt per år för föremål och arkiv. Är ibland utskrift av databas, ibland separat lista. MM lägger denna till årsredovisningen. Accessionsnummer, sakord, proveniens, ev. köpesumma. Nr på APT-protokoll som beslutet tagits.	Nej
3.1.1	Samla in föremål, arkivalier och fotografier	Insamlingshandlingar	Vasas fyndliggare	bevaras	Vasaenheten	nej		fyndnummer	Vasas fyndliggare byggs på sedan bärgningen. Nya nummer tillkommer när man separerar äldre poster i flera delar eller ibland när fyndbrickan har försvunnit och man inte kan knyta föremålet till rätt äldre post. Skrivs fortfarande på papper.	Nej
3.1.1	Samla in föremål, arkivalier och fotografier	Insamlingshandlingar	Accessionslistor biblioteket	Bevaras	Bibliotekarie	nej			Inköp årsvis i MMs och SMs bibliotek.	Nej
3.1.2	Bevara myndighetens båtar och fartyg
3.1.2	Bevara myndighetens båtar och fartyg	Båt- och fartygsbevarandehandlingar	Bevarandeplan	bevaras	enhetschef/fritidsbåtsintendent	nej			Kortfattade bevarandeplaner görs främst för de mindre båtarna som förvaras i magasin.	Nej
3.1.2	Bevara myndighetens båtar och fartyg	Båt- och fartygsbevarandehandlingar	Underhålls- och renoverings- plan	bevaras	diariet	nej			planer som tas fram av extern konsult. Gäller främst museifartygen.	Nej
3.1.2	Bevara myndighetens båtar och fartyg	Båt- och fartygsbevarandehandlingar	Renoverings- rapporter	bevaras	enhetschef/fritidsbåtsintendent	nej			Kan också innehålla foton. Görs löpande för barkarna på Marinmuseum, men även vid större projekt för andra båtar.	Nej
3.1.2	Bevara myndighetens båtar och fartyg	Båt- och fartygsbevarandehandlingar	Dokumentations- bilder	gallras vid inaktulitet	enhetschef/projektledare	nej			lägger in i bevarandeplanerna (word) och skrivs ut ihop med dem. Viktigare foton läggs i samlingsdatabasen. Resterande arbetsmaterial.	Nej
3.1.2	Bevara myndighetens båtar och fartyg	Båt- och fartygsbevarandehandlingar	Jarramas månadsrapport	bevaras	arkivet	nej			läggs till arkivet en gång per månad.	Nej
3.1.2	Bevara myndighetens båtar och fartyg	Båt- och fartygsbevarandehandlingar	Underhålls- rapporter	bevaras	enhetschef	nej			för de större fartygen. Dockningar mm.	Nej
3.1.2	Bevara myndighetens båtar och fartyg	Båt- och fartygsbevarandehandlingar	Ritningar	bevaras		nej			Görs ibland vid större arbeten.	Nej
3.1.3	Bevara Vasa
3.1.3	Bevara Vasa		Arbetsmateria till forskningsprojekt	Gallras vid inaktualitet					underlag till forskningsrapport	Nej
3.1.3.1	Vårda och konservera Vasa
3.1.3.1	Vårda och konservera Vasa	Konserveringshandlingar	Konserverings- rådsprotokoll	bevaras		nej		löpnummer	Med bilagor, t ex av olika slags mätdata.	Nej
3.1.3.1	Vårda och konservera Vasa	Konserveringshandlingar	Konserverings- noteringar	bevaras	samlingsdatabas	nej	konservator	fyndnummer	Löpande anmärkningar som görs i föremålsdatabasen.	Nej
3.1.3.2	Göra löpande mätningar på Vasa
3.1.3.2	Göra löpande mätningar på Vasa	Mäthandlingar	Mätdata	bevaras /gallras vid inaktualitet		nej			Mätdata från olika givare rörande klimat, rörelse av akterskepp, vikt av enstaka föremål, mått på enstaka föremål osv. Enheten själv avgör vilka mätserier som är viktiga att bevara. Vissa serier kan gallras när mätdiagram och rapporter har framställts.	Nej
3.1.3.2	Göra löpande mätningar på Vasa	Mäthandlingar	Mätdiagram	bevaras		nej			Visualiering från mätdata. Vissa serier läggs som bilagor till konserveringsrådsprotokoll. Det varierar hela tiden vilka mätdata som man gör diagram av och det går inte att specificera exakt vilka.	Nej
3.1.3.2	Göra löpande mätningar på Vasa	Mäthandlingar	Klimatmätnings- data	gallras vid inaktualitet?	konservator	nej			Mätningen av klimatet i skeppshallen görs av Fastighetsverket. FSV gallrar efter 2 år. Konservator sparar i nuläget text-filer som levereras varje vecka. Räcker diagramen som görs av datan eller måste även enskilda mätvärden sparas?	Nej
3.1.3.2	Göra löpande mätningar på Vasa	Mäthandlingar	Klimatmätnings- diagram	Bevaras	konservator	nej		löpnummer	Ligger ibland som bilaga till konserveringsråd. Konservator gör årskurva och sparar på papper.	Nej
3.1.3.2	Göra löpande mätningar på Vasa	Mäthandlingar	Rapporter	bevaras		nej			Görs med olika regelbundenhet. Vissa läggs som bilagor till konserveringsrådsprotokoll, andra diarieförs.	Nej
3.1.3.2	Göra löpande mätningar på Vasa	Mäthandlingar	Saltdatabas	bevaras	Samlingsdatabas	nej	konservator	fyndnummer	Salthalten på olika platser på skeppet mäts regelbundet. Förs in i egen del av samlingsdatabasen.	Nej
3.1.3.2	Göra löpande mätningar på Vasa	Mäthandlingar	Provdatabas	bevaras	konservator	nej		fyndnummer	Uppgifter från kemiska mätningar och andra prov som tagits på enstaka föremål eller olika delar av skeppet. Idag lista i Access.	Nej
3.1.3.3	Hantera bevarandeprojekt på Vasamuseet
3.1.3.3	Hantera bevarandeprojekt på Vasamuseet	Bevarandeprojektdokumentation	Projekthandlingar	bevaras					Handlingar som specificeras i anvisningar till Kompassen: Projektförslag, Förstudie, Underlag, Direktiv, Projektplan, Slutrapport (med utvärdering, resultatbudget och berättelsen om projektet), Utvärdering av tillämpning och effektmål.	Nej
3.1.3.3	Hantera bevarandeprojekt på Vasamuseet	Bevarandeprojektdokumentation	Minnesanteckningar	bevaras	projektledare	nej		löpnummer		Nej
3.1.3.3	Hantera bevarandeprojekt på Vasamuseet	Bevarandeprojektdokumentation	Positionslista för bultar	bevaras	projektledare	nej		position	Anger i Excel-ark vilka bultar som har bytts ut, var de är positionerade, anges idag både med koordinater på CAD-ritning och genom ”manuell” beskrivning, vilket däck, sektion osv som bulten placerats på. Spara som XML eller sekventiella filer?	Nej
3.1.3.3	Hantera bevarandeprojekt på Vasamuseet	Bevarandeprojektdokumentation	Ritningar	bevaras	projektledare	nej			T ex över egenutvecklade verktyg för bultbyte. Kan också vara över skeppet för att visa var olika åtgärder har gjorts. Både CAD-ritningar och ritprogram i Word. Samtliga sparas i PDF/A.	Nej
3.1.3.3	Hantera bevarandeprojekt på Vasamuseet	Bevarandeprojektdokumentation	Fotografier	bevaras /gallras vid inaktualitet	Samlingsdatabas	nej			Vissa foton är att betrakta som arbetsmaterial och kan gallras ( t ex stor del av foton som tagits vid varje bult som bytts ut). Foton som publiceras i rapporter ska läggas in i fotodelen i samlingsdatabasen och bevaras där.	Nej
3.1.3.3	Hantera bevarandeprojekt på Vasamuseet	Bevarandeprojektdokumentation	Tekniska data	bevaras		nej			T ex mätdata och kemiska analyser som tas fram i samband med projektet. En del är kanske arbetsmaterial?	Nej
3.1.3.3	Hantera bevarandeprojekt på Vasamuseet	Bevarandeprojektdokumentation	Rapporter (interna)	bevaras	diariet	nej		diarienummer	Rapporter och utvärderingar för större projekt bör diarieföras. För mindre studier kan rapporten bevaras tillsammans med övrig projektdokumentation.	Nej
3.1.3.3	Hantera bevarandeprojekt på Vasamuseet	Bevarandeprojektdokumentation	Rapporter (externa)	bevaras	diarieförs	nej		diarienummer	Rapporter från externa institutioner måste alltid diarieföras.	Nej
3.1.4	Bevara samlingar av föremål, arkivalier, fotografier och böcker
3.1.4	Bevara samlingar av föremål, arkivalier, fotografier och böcker	Vård- och konserveringshandlingar	Konserverings- rapport	Bevaras	Bilagepärm/Konserveringspärmar	nej		diarieförs	På SM ligger det i bilagepärmen för föremålen och på MM i konserveringspärm.	Nej
3.1.4	Bevara samlingar av föremål, arkivalier, fotografier och böcker	Vård- och konserveringshandlingar	Konserverings- uppgift	Bevaras	Samlingsdatabasen	nej		accessionsnummer	Åtgärder noteras i samlingsdatabasen.	Nej
3.1.4	Bevara samlingar av föremål, arkivalier, fotografier och böcker	Vård- och konserveringshandlingar	Vårdplaner	Bevaras	Diariet	nej		diarieförs		Nej
3.1.4	Bevara samlingar av föremål, arkivalier, fotografier och böcker	Vård- och konserveringshandlingar	Klimatmätningar	Gallras vid inaktualitet	föremålsintendent	nej			Går inte att göra bra sammanställningar ur det program som finns. På MM har man gammal dator som vandrar runt och sparar ner klimatmätninginformation.	Nej
3.2	Hantera externa samarbeten
3.2.1	Klassa fartyg och fritidsbåtar
3.2.1	Klassa fartyg och fritidsbåtar	Klassningshandlingar	Ansökan om K-märkt fritidsbåt	Bevaras	Diariet	nej		diarienummer		Nej
3.2.1	Klassa fartyg och fritidsbåtar	Klassningshandlingar	Ansökan om K-märkning och T-klassning av fartyg	bevaras	diariet	nej		diarienummer		Nej
3.2.1	Klassa fartyg och fritidsbåtar	Klassningshandlingar	Utlåtande om T-klassning	Bevaras	Diariet	nej		diarienummer	Utlåtande skrivs under av museichefen på Sjöhistoriska och skickas sedan till Transportstyrelsen som tar beslut. Transportstyrelsen meddelar vilket beslut som tagits.	Nej
3.2.1	Klassa fartyg och fritidsbåtar	Klassningshandlingar	Ansökningskopior med bilagor	Bevaras/ Gallras vid inaktualitet	Handläggare	nej		diarienummer	Kopiorna av ansökningarna gallras, Handläggaren beslutar vilka bilagor som ska bevaras och läggas till ärendet i diariet. För varje ansökan väljs två foton ut som kommer att representera den aktuella båten i vårt fotoarkiv. Resten gallras.	Nej
3.2.1	Klassa fartyg och fritidsbåtar	Klassningshandlingar	Fotoavtal	Bevaras	Diariet	nej		diarienummer	Avtal för två foton per ansökan som kommer införlivas i SM:s fotoarkivs samling.	Nej
3.2.1	Klassa fartyg och fritidsbåtar	Klassningshandlingar	Fotografier	Bevaras	Samlingsdatabas	nej		Fo-nummer	Två bilder per ansökan överförs till SMM och registreras som foto i SM:s samlingsdatabas.	Nej
3.2.1	Klassa fartyg och fritidsbåtar	Klassningshandlingar	Föredragnings- protokoll med beslut	Bevaras	Registrator	nej			ÖI beslutar om K-märkning. Ligger i beslutsserie 1.1	Nej
3.2.1	Klassa fartyg och fritidsbåtar	Klassningshandlingar	Förteckning över K-märkta båtar	Bevaras	Diariet	nej	handläggare	diarienummer	Sammanställning som görs vid varje beslutstillfälle.	Nej
3.2.2	Utdela fartygsstöd
3.2.2	Utdela fartygsstöd	Fartygsstödshandlingar	Ansöka om bidrag till historiskt värde- fulla fartyg.	Bevaras	Diariet	nej		diarienummer	Blankett som fylls i av sökanden.	Nej
3.2.2	Utdela fartygsstöd	Fartygsstödshandlingar	Bilagor till ansökan	Gallras vid inaktualitet		nej			Bilagor bifogas ibland ansökan, utan att man särskilt bett om det. Man uppmanar ofta sökanden att inte bifoga bilagor. Eftersom fartygen nästan alltid är K-märkta har man redan fått in sådan information.	Nej
3.2.2	Utdela fartygsstöd	Fartygsstödshandlingar	Beslut om stöd	Bevaras	registrator	nej		löpnummer	Ligger i beslutsserie 1.1 föredragningsprotokoll.	Nej
3.2.2	Utdela fartygsstöd	Fartygsstödshandlingar	Rekvisition för utbetaltning	vid inaktualitet	handläggare	nej			För att de som fått pengar ska få utbetalningar av sökta medel. Går till ekonomienheten, Kopia kvar hos handläggaren.	Nej
3.2.2	Utdela fartygsstöd	Fartygsstödshandlingar	Fakturakopior	vid inaktualitet	handläggare	nej			Kopior på utförda arbeten som visar att man utfört de arbeten som man sökt och fått pengar för. Skickas till ekonomienheten som underlag för utbetalning. Handläggare behåller egna kopior.	Nej
3.2.2	Utdela fartygsstöd	Fartygsstödshandlingar	Slutredovisning	bevaras	diariet	nej		diarieförds	redovisning av hur stödet använts	Nej
3.2.3	Samverka med andra aktörer
3.2.3	Samverka med andra aktörer	Nätverkshandlingar	Inbjudan nätverksmöten	bevaras	diariet	nej		diarieförs	Varvsforum, fartygsforum och liknande möten.	Nej
3.2.3	Samverka med andra aktörer	Nätverkshandlingar	Minnesanteckningar/ rapporter från nätverksmöten	bevaras	registrator	nej		kronologisk	Originalanteckningar skickas till registrator.	Nej
3.2.3	Samverka med andra aktörer	Nätverkshandlingar	Remisser och yttranden	bevaras	diariet	nej		diarieförs	Kan gälla utlåtande till andra myndigheter som kommuner och länsstyrelse om det kulturhistoriska värdet i vissa områden.	Nej
4	Tillgängliggöra det maritima kulturarvet
4.1	Tillgängliggöra samlingarna
4.1.1	Registrera och digitalisera samlingarna
4.1.1	Registrera och digitalisera samlingarna	Digitaliseringshandlingar	Registerpost i samlingsdatabas	Bevaras	samlingsdatabas	nej		accessionsnummer	Poster för föremål, foton, ritningar och vasaföremål ligger i olika delar av databasen.	Nej
4.1.1	Registrera och digitalisera samlingarna	Digitaliseringshandlingar	Accessionskatalog arkiv och foto Sjöhistoriska	Bevaras	Accessionskatalog Access	nej		Accessionsnummer	Samtliga nya samlingar får ett accessionsnummer enligt systemet: Årtal, kolon, löpnummer. Det gäller både för fotoarkivet och Acta-ritningsarkivet på Sjöhistoriska museet. I fotosamlingarna registreras sedan varje individuellt foto i huvuddatabasen (MS). Arkivsamlingarna registreras i Visual Arkiv om det rör sig om större arkivbildare. Ritningssamlingar samt enstaka dokument som anses behöva publiceras med bild läggs i huvuddatabasen (MS).	Nej
4.1.1	Registrera och digitalisera samlingarna	Digitaliseringshandlingar	Arkivförtecknings- program	Bevaras	Visual arkiv	nej		Arkivbildarnamn	I VA införs dels alla ämbetsarkivets arkiverade handlingar, dels större arkiv från enskilda arkivbildare i arkiven på SM och MM.	Nej
4.1.1	Registrera och digitalisera samlingarna	Digitaliseringshandlingar	Kopia av bild ("Förebild")	Gallras vid inaktualitet		nej		föremålsnummer	Gäller bara MM. Bildfiler som också fiinns i samlingsdatabasen. Extra kopia. Borde gallras. Avvaktar nya databasen och ser hur vi ska hantera det då.	Nej
4.1.1	Registrera och digitalisera samlingarna	Digitaliseringshandlingar	Högupplöst bild av ritning	Bevaras	server	nej		accessionsnummer	Högupplöst bild i full skala i tiff-format.	Nej
4.1.1	Registrera och digitalisera samlingarna	Digitaliseringshandlingar	Råfiler	10 år	fotograferna	nej			Fotografier som tas av professionell fotograf lagras som tiff-filer i Marketstore, men även kamerans råfiler bevaras. För närvarande Nicon. Detta för att kunna använda en originalbild igen. Formatet är inte arkivgodkänt för långtidslagring och får nog snarare ses som ett arbetsmaterial över lång tid.	Nej
4.1.1	Registrera och digitalisera samlingarna	Digitaliseringshandlingar	Lista över FO-nummer	Bevaras	Fotoarkiv	nej		Fo-nummer	Lista över vilka FO-nummer som lämnats ut till olika personer som registrerar i Marketstore. Visar vilka nummer som använts. Digital fil (excel?) som tas ut på papper.	Nej
4.1.1	Registrera och digitalisera samlingarna	Digitaliseringshandlingar	Sjökortsregister	bevaras	accessdatabas	nej		accessionsnummer	Databasen planeras att migreras över till samlingsdatabasen.	Nej
4.1.2	Katalogisera bokbeståndet
4.1.2	Katalogisera bokbeståndet	Bokkatalogiseringshandlingar	Katalogpost	Bevaras	Bibliotekskatalog, Micromarc. extern server i Norge.	nej			Registrering sker framförallt i Libris (i de fall publikationen ska visas där) och uppgifterna hämtas sedan över till Mikromark. En del småtryck registreras endast i Mikromarc.	Nej
4.1.3	Hantera beställningar av foton och arkivalier
4.1.3	Hantera beställningar av foton och arkivalier	Beställning av foton och arkivalier	Beställnings- förfrågan	Bevaras	diariet	nej		diarieförs	Flertalet beställningar kommer via diariet, men en del tas om hand muntligen t ex vid besök i arkiven.	Nej
4.1.3	Hantera beställningar av foton och arkivalier	Beställning av foton och arkivalier	Orderblankett/ Beställningssedel Foto	5 år	Fotograferna	nej		Löpnummer	För beställningar som kräver jobb av fotograf. Används som statistikunderlag av fotograferna.	Nej
4.1.3	Hantera beställningar av foton och arkivalier	Beställning av foton och arkivalier	Beställningsblankett Ritningsarkiv	2 år	Arkivet SM	nej	arkivarier	löpnummer	För kopiebeställningar av ritningar och andra arkivalier.	Nej
4.1.3	Hantera beställningar av foton och arkivalier	Beställning av foton och arkivalier	Fakturaunderlag/ följesedel	2 år	Fotoarkivet/ritningsarkivet	nej			Foto har digital mall. Ett ex skickas till kunden, fotoarkivet behåller för kontroll och ekonomienheten som underlag för faktura. Arkivet skickar underlag (mail) till ekonomi som sedan skriver fakturan. Även föremålsfoton läggs ibland.	Nej
4.1.4	Låna ut från samlingarna
4.1.4.1	Hanterera föremålslån
4.1.4.1	Hanterera föremålslån	Föremålsutlånehandlingar	Låneförfrågan	Bevaras	diarieförs	nej				Nej
4.1.4.1	Hanterera föremålslån	Föremålsutlånehandlingar	Låneavtal/utlånepärm	Bevaras	Lånepärm	nej		Löpnummer	Nummerserie per år med register.	Nej
4.1.4.1	Hanterera föremålslån	Föremålsutlånehandlingar	Skadeinventering	bevaras	utlånepärm/inlånepärm	nej			Ligger ihop med låneavtalet.	Nej
4.1.4.1	Hanterera föremålslån	Föremålsutlånehandlingar	Makulerade lån	Bevaras	kassaskåp föremålsenheten MM	nej			MM. Lån som avslutats. Ligger i en pärm, Har aldrig arkiverats.	Nej
4.1.4.1	Hanterera föremålslån	Föremålsutlånehandlingar	Utlånelista	Bevaras	kassaskåp Föremålsenhet MM	nej			Sammanställning per låntagare. Finns inte på SM.	Nej
4.1.4.1	Hanterera föremålslån	Föremålsutlånehandlingar	Föremålspärm	Bevaras	Föremålsenhet MM	nej			Pärm med alla utställda objekt i huset (MM).	Nej
4.1.4.2	Hantera biblioteks- och arkivlån
4.1.4.2	Hantera biblioteks- och arkivlån	Biblioteks- och arkivlånehandlingar	Biblioteksfjärrlån	Gallras vid inaktualitet	Libris	Kan innehålla sekretessbelagda uppgifter enligt OSL kap 40 § 3.			Lånen hanteras via Libris. Varje låneförfrågan skrivs ut på papper och behålls en period för kontroll, men gallras sedan.	Nej
4.1.4.2	Hantera biblioteks- och arkivlån	Biblioteks- och arkivlånehandlingar	Fjärrlåne- blankett	Gallras vid inaktualitet		Kan innehålla sekretessbelagda uppgifter enligt OSL kap 40 § 3.			För MM. Fjärrlån till andra bibliotek där boken inte får lämna läsesalen.	Nej
4.1.4.2	Hantera biblioteks- och arkivlån	Biblioteks- och arkivlånehandlingar	Internlån	Gallras vid inaktualitet	Kortlåda i biblioteket	nej			Interna lån av personalen	Nej
4.1.4.2	Hantera biblioteks- och arkivlån	Biblioteks- och arkivlånehandlingar	Kortlånslista	Gallras vid inaktulitet	biblioteket	nej			För interna lån som bara räcker över en dag.	Nej
4.1.4.2	Hantera biblioteks- och arkivlån	Biblioteks- och arkivlånehandlingar	Lånestatistik	Bevaras	Ordning&Reda pärmen	nej			Till årsredovisningen.Till Kungliga biblioteket varje år görs också webbenkät.	Nej
4.1.4.2	Hantera biblioteks- och arkivlån	Biblioteks- och arkivlånehandlingar	Arkivlånehandling	Bevaras	arkivet	nej		löpnummer	För varje utlån skrivs en blankett och dessutom förs en separat lista över lånen. Endast SM, MM lånar inte ut.	Nej
4.2	Producera utställningar
4.2	Producera utställningar	Utställningsdokumentation	Projekthandlingar	Bevaras		nej			Handlingar som specificeras i anvisningar till Kompassen: Projektförslag, Förstudie, Underlag, Direktiv, Projektplan, Slutrapport (med utvärdering, resultatbudget och berättelsen om projektet), Utvärdering av tillämpning och effektmål.	Nej
4.2	Producera utställningar	Utställningsdokumentation	Avtal	Bevaras	diariet	nej		originalen diarieförs	Ofta lägger producenten kopior av avtal ibland andra dokumentationshandlingar, men dessa kan gallras. Endast originalen i diariet sparas. Där kan de ligga under upphandlingsprocessen (2.4) eller under utställningar 4.1.	Nej
4.2	Producera utställningar	Utställningsdokumentation	Listor över utställda föremål	Bevaras		nej			Även föremål från de egna samlingarna.	Nej
4.2	Producera utställningar	Utställningsdokumentation	Inlånehandlingar	Bevaras	Diariet	nej		diarieförs	inlån av föremål från annan institution eller person, lånekvitto och liknande. På MM diarieförs inte. Bör göras.	Nej
4.2	Producera utställningar	Utställningsdokumentation	Handlingstyp							Nej
4.2	Producera utställningar	Utställningsdokumentation	Skadeinventering	bevaras	föremålsintendent	nej			Ligger tillsammans med kopia av låneavtal som hanteras av föremålsintendenter.	Nej
4.2	Producera utställningar	Utställningsdokumentation	Packlistor	bevaras	utställningsansvarig	nej			För att kontrollera att rätt föremål har tagits emot från långivaren. Uppackning sker gemensamt med utställlningsansvarig och föremålsintendent. Vid nedtagning av utställning kontrolleras föremålen mot packlistor och ev. skador noteras.	Nej
4.2	Producera utställningar	Utställningsdokumentation	Utställningstexter	Bevaras		nej			Sista versionen.	Nej
4.2	Producera utställningar	Utställningsdokumentation	Planritningar	Bevaras		nej			Över utställningsrummet, även monterskisser.	Nej
4.2	Producera utställningar	Utställningsdokumentation	Fotodokumentation	Bevaras	Fotodatabas	nej		Fo-nummer	För närvarande i Marketstore	Nej
4.2	Producera utställningar	Utställningsdokumentation	Pressrelease	Bevaras		nej			Diarieförs, men en kopia läggs också i utställningsdokumentationen.	Nej
4.2	Producera utställningar	Utställningsdokumentation	Tryckt PR-material	Bevaras		nej			Vernissagekort, affisch, broschyr, katalog etc.	Nej
4.2	Producera utställningar	Utställningsdokumentation	Ljud och film	Bevaras		nej			Ljud och filmer som används i utställningen eller samlas in som bakgrundsmaterial.I vissa fall, t ex bildspel, kan man skriva ut handlingarna. För övriga digitala medier (förutom foto) måste man kontrollera med arkivet vad som gäller innan leverans. Egenproducerade fotografier läggs i samlingsdatabasen. Lagringsformat för foto är tiff, för ljud mp3 och wav.	Nej
4.3	Möta besökare
4.3.1	Ta emot besökare
4.3.1	Ta emot besökare	Besöksmottagnings- handlingar	Kassasystem	Gallras vid inaktualitet	Extenda/Actor	nej			För betalning av entréavgifter (individuellt och grupper). Olika kategorier, vuxna, barn, studenter osv.I Extenda läggs enskilda betalningar, sedan förs viss statistik över till Actor.	Nej
4.3.1	Ta emot besökare	Besöksmottagnings- handlingar	Schemaläggning	gallras vid inaktualitet	quinyx				VM använder Quinyx för scheman, MM och SM excel eller liknande.	Nej
4.3.1	Ta emot besökare	Besöksmottagnings- handlingar	Boknings- bekräftelser	G 2 år	Mapp på G	nej			Bekräftelser från personer/organisationer som bokat visningar eller dylikt på museerna. Sparas än så länge i mappar på Gemensamt.	Nej
4.3.1	Ta emot besökare	Besöksmottagnings- handlingar	Sammanställning av besöksstatistik	Bevaras delvis	Mapp på G	nej	publikchef	kronologisk	Museerna tar ut mer detaljerad statistik än den som läggs i Ordning&Redapärmen och används i årsredovisning. Man avgör själva i vilken grad denna statistik ska bevaras.	Nej
4.3.1	Ta emot besökare	Besöksmottagnings- handlingar	Statistik för årsredovisning	Bevaras	Ordning&reda pärm	nej	publikchef		Statistik som tas ur Actor eller skrivs manuellt.	Nej
4.3.1	Ta emot besökare	Besöksmottagnings- handlingar	Besöks/ gästböcker	Bevaras /gallras vid inaktualitet		nej		kronologisk	I publika verksamheter som uställningar, arkiv&bibliotek. På St. Erik finns loggbok där personalen skriver in statistik och viktigare händelser under dagen. Besökböcker som innehåller mer uppgifter än bara inskrivna autografer bevaras, övriga kan gallras.	Nej
4.3.1	Ta emot besökare	Besöksmottagnings- handlingar	Besöks- undersökningar	Gallras vid inaktualitet	Netigate, på server hos leverantören	nej			Besökare (VM) tillfrågas att fylla i ett enkätunderlag direkt i datorn, detta ackumuleras under årets lopp. Dessutom görs större och mer specifika undersökningar några gånger per år.	Nej
4.3.1	Ta emot besökare	Besöksmottagnings- handlingar	Sammanställ- ningar besöks- undersökningar	Bevaras		nej	publikchef		Digitala sammanställningar sparas i PdfA.	Nej
4.3.2	Bedriva programverksamhet
4.3.2	Bedriva programverksamhet	Programverksamhetshandlingar	Manus och program- underlag	Bevaras		nej			Nedskrivna manus till program ( barnspår, skattjakter mm) och visningar sparas på papper.	Nej
4.3.2	Bedriva programverksamhet	Programverksamhetshandlingar	Audioguider	Bevaras		nej			Ljudfiler i mp3 och wav.	Nej
4.3.2	Bedriva programverksamhet	Programverksamhetshandlingar	Program- utvärderingar	Bevaras	Ordning&Reda pärm	nej			Utvärderingar av särskilda evenemang och program läggs i O&R.	Nej
4.3.2	Bedriva programverksamhet	Programverksamhetshandlingar	Programbokningar	G2	Actor/pärm	nej			Bokningarna ligger i Actor med uppgifter om vad som ingått (underhållning, visning, mat osv). På MM bokningspärm,	Nej
4.3.2	Bedriva programverksamhet	Programverksamhetshandlingar	Programbroschyr	Bevaras		nej				Nej
4.3.2	Bedriva programverksamhet	Programverksamhetshandlingar	Visnings- paket	Bevaras		nej			Olika typer av visningar som erbjuds (MM).	Nej
4.3.2	Bedriva programverksamhet	Programverksamhetshandlingar	Evenemangs- planering	Gallras vid inaktualitet		nej			Projektplan, körschema osv för större evenemang.	Nej
4.4	Bedriva pedagogisk verksamhet
4.4	Bedriva pedagogisk verksamhet	Handlingar rörande pedagogiska verksamheten	Skolprogram	Bevaras	enskilda pedagoger	nej			Ett ex. av varje färdigt skolprogram bevaras.	Nej
4.4	Bedriva pedagogisk verksamhet	Handlingar rörande pedagogiska verksamheten	Pedagogiska projekt	Bevaras		nej			Görs för vissa större program där man t ex tar in extra personal till lov. Kan också vara publik marinarkeologi som arbete med dykparker.	Nej
4.4	Bedriva pedagogisk verksamhet	Handlingar rörande pedagogiska verksamheten	Broschyrer	Bevaras		nej			Ibland görs tryckta broschyrer för skolprogram eller annan programverksamhet,	Nej
4.4	Bedriva pedagogisk verksamhet	Handlingar rörande pedagogiska verksamheten	Mejlkampanjer	Bevaras	diariet	nej			Utskick till skolor via mejl för att sprida information om verksamheten.	Nej
4.4	Bedriva pedagogisk verksamhet	Handlingar rörande pedagogiska verksamheten	Statistik	Bevaras	Actor/Ordning&reda pärm	nej	enhetschef		Underlag för årsredovisning som tas ut ur Actor och bevaras i Ordning&Reda pärmen. Antalet grupper, visningar osv. Innehållet i Actor kan gallras.	Nej
4.5	Kommunicera externt
4.5	Kommunicera externt	Externkommunikationshandlingar	Hemsidor	gallras vid inaktualitet	Epi-server	nej			SMM har fyra hemsidor, en för vardera museum och en myndighetsövergripande. Ett urval av sidor bör sparas regelbundet.	Nej
4.5	Kommunicera externt	Externkommunikationshandlingar	Sociala medier (externa)	Gallring vid inaktualitet/ utdrag bevaras	externa servrar	nej			Sociala medier sparas som skärmdumpar i pdfA en gång per kvartal. Särskilt gallringsbeslut finns. Meddelanden som initierar ärenden diarieförs.	Nej
4.5	Kommunicera externt	Externkommunikationshandlingar	Kommentarer i webbsök och bloggar	Gallras vid inaktualitet					Kommentarer i bloggar och samlingsposter som initierar ärende diarieförs. Sakinformation tillförs objektsposten. Övriga kommentarer gallras, särskilt gallringsbeslut finns.	Nej
4.5	Kommunicera externt	Externkommunikationshandlingar	Trycksaker	bevaras	kommunikationsavd.	nej		kronologisk	Broschyrer, affischer, tidningar mm. 2 ex av varje bevaras.	Nej
4.5	Kommunicera externt	Externkommunikationshandlingar	Press- meddelanden	bevaras	diariet	nej			diarieförs.	Nej
4.5	Kommunicera externt	Externkommunikationshandlingar	Pressamman- ställningar	bevaras		nej		kronologisk	Lista över och länkning till artiklar. Körs av externt företag (Retriever). Skrivs ut och bevaras på papper.	Nej
4.6	Besvara forskarförfrågningar
4.6	Besvara forskarför- frågningar	Forskarförfrågningshandlingar	Forskarförfrågan	Bevaras	diariet	nej		diarienummer		Nej
4.6	Besvara forskarför- frågningar	Forskarförfrågningshandlingar	Svar på forskarförfrågan	bevaras	diariet	nej		diarieförs		Nej
5	Bygga upp kunskap om det maritima kulturarvet
5.1	Bedriva kunskapsuppbyggnad om Vasa
5.1.1	Hantera forskningsprojekt på Vasa
5.1.1	Hantera forskningsprojekt på Vasa	Vasaforsknings- handlingar	Dokumentations- blankett	Gallras vid inaktualitet	Vasaenheten	nej		föremålskategori/projekt och fyndnummer	Görs som underlag för databasen med skisser och nya mätningar. Varje nytt projekt får särskilda pärmar. Det mesta matas in i databasen, men inte allt. Det som saknas är skisser och vissa detaljerade mått som hör till skisserna. Om allt skannas och läggs in i databasen kan handlingarna gallras, annars bevaras.	Nej
5.1.1	Hantera forskningsprojekt på Vasa	Vasaforsknings- handlingar	Forsknings- rapport	bevaras		nej			Diarieförs eller sparas i särskild serie.	Nej
5.1.1	Hantera forskningsprojekt på Vasa	Vasaforsknings- handlingar	Forsknings- underlag	bevaras/gallras vid inaktualitet		nej			Vissa mindre projekt kan forskningsrapporter räcka som underlag. I större projekt bör forskningsunderlag också bevaras. Vilket material som är viktigt att spara beslutas av varje projektansvarig.	Nej
5.1.2	Framställa ritningar av skepp och föremål
5.1.2	Framställa ritningar av skepp och föremål	Vasaritningar	3D-ritningar Faroarm DWG	Gallras?	lokal server + CD?	nej		fyndnummer + föremålsbenämning + .dwg	Format DWG FaroArm. Kan ev. gallras eftersom DWG inte är ett bra bevarandeformat?	Nej
5.1.2	Framställa ritningar av skepp och föremål	Vasaritningar	3D-ritningar Faroarm DXF (CAD)	Bevaras	server, lokal dator + CD?	nej		fyndnummer + föremålsbenämning + .dxf	osäkert om faroritningar alltid lagras i detta format.	Nej
5.1.2	Framställa ritningar av skepp och föremål	Vasaritningar	Analoga ritningar	Bevaras		nej			vissa digitala ritningar retuscheras analogt på utskriften.	Nej
5.1.2	Framställa ritningar av skepp och föremål	Vasaritningar	Digitala ritningar	Bevaras	server + lokal dator + CD?	nej			Format CAD (Rhinoceros) rhinofil + DXF. Rhinofilen kan konverteras till Cad-standard DXF, men det är inte gjort rutinmässigt. Borde bevaras i detta format?	Nej
5.1.2	Framställa ritningar av skepp och föremål	Vasaritningar	Skrovdimensioner mätdata	Bevaras		nej			papper + excel. Underlag till ritningsproduktion. Excelfil endast arbetsmaterial och kan gallras? Bevara pappersutskriften.	Nej
5.1.2	Framställa ritningar av skepp och föremål	Vasaritningar	3d-fil av föremål	bevaras	samlingsdatabas (marketstore)	nej		fyndnummer	Vissa föremål har skannats optiskt och en 3-bild av föremålet har skapats.	Nej
5.2	Utföra kulturhistoriska undersökningar
5.2	Utföra kultur- historiska undersökningar	Dokumentationshandlingar från kulturhistoriska undersökningar	Projekt- dokumentation	Bevaras		nej			Förstudie, riskanalys osv.	Nej
5.2	Utföra kultur- historiska undersökningar	Dokumentationshandlingar från kulturhistoriska undersökningar	Intervjuer	Bevaras	På papper i arkivet och digitalt på servern	Kan innehålla sekretessbelagda uppgifter enligt OSL 24 kap. § 4			Intervjuer sparas på tre vis.Först spelas de in vilket resulterar i en ljudfil. Sedan skrivs ljudfilen ut vilket resulterar i en digital utstkrift. Därefter skrivs den digitala utskriften ut på papper som bevaras.	Nej
5.2	Utföra kultur- historiska undersökningar	Dokumentationshandlingar från kulturhistoriska undersökningar	Fotografier	Bevaras	Databas	nej			Läggs i fotodatabasen (Marketstore idag) i tiff.	Nej
5.2	Utföra kultur- historiska undersökningar	Dokumentationshandlingar från kulturhistoriska undersökningar	Filmer	Bevaras		nej				Nej
5.2	Utföra kultur- historiska undersökningar	Dokumentationshandlingar från kulturhistoriska undersökningar	Fotojournal	Bevaras		nej			Lista över foton som tagits under dokumentationen.	Nej
5.2	Utföra kultur- historiska undersökningar	Dokumentationshandlingar från kulturhistoriska undersökningar	Råfiler	Gallras vid inaktulitet		nej			För att kunna använda vid utställning. Tiff-filerna ligger i Marketstore.	Nej
5.2	Utföra kultur- historiska undersökningar	Dokumentationshandlingar från kulturhistoriska undersökningar	Rapport	Bevaras	diariet	nej				Nej
5.2	Utföra kultur- historiska undersökningar	Dokumentationshandlingar från kulturhistoriska undersökningar	Kartor och ritningar	Bevaras		nej			Kartor och ritningar som produceras som en del av dokumentationen.	Nej
5.3	Bedriva marinarkeologisk verksamhet
5.3.1	Besvara remisser och förfrågningar
5.3.1	Besvara remisser och förfrågningar	Yttrandehandlingar	Skriftliga svar	Bevaras	Diariet	nej		Diariet		Nej
5.3.2	Bedriva marinarkeologiskt forsknings- och bevarandearbete
5.3.2	Bedriva marinarkeologiskt forsknings- och bevarandearbete	Forskningshandlingar	Projekt- dokumentation	Bevaras	Diariet			Diariet		Nej
5.3.2	Bedriva marinarkeologiskt forsknings- och bevarandearbete	Forskningshandlingar	Fotografier	bevaras delvis		nej			CD-skivor gallras. De fotografier som ska bevaras registreras i samlingsdatabasen.	Nej
5.3.2	Bedriva marinarkeologiskt forsknings- och bevarandearbete	Forskningshandlingar	Film	Bevaras efter rensning		nej			Det produceras ungefär 10 band med DVD-filmer per år. Videofilmer har tidigare migrerats till DVD.	Nej
5.3.2	Bedriva marinarkeologiskt forsknings- och bevarandearbete	Forskningshandlingar	Side scan sonardata	Bevaras/gallras vid inaktualitet	För nuvarande på server					Nej
5.3.2	Bedriva marinarkeologiskt forsknings- och bevarandearbete	Forskningshandlingar	Original- ritningar/ritningar	Bevras efter rensning						Nej
5.3.2	Bedriva marinarkeologiskt forsknings- och bevarandearbete	Forskningshandlingar	Rapporter	Bevaras		Nej			Nästan alla projekt genererar en tryckt rapport som bevaras i arkivet i 2 ex.	Nej
5.3.2	Bedriva marinarkeologiskt forsknings- och bevarandearbete	Forskningshandlingar	EU-projekt	Bevaras	Diariet	nej		Diariet	Vi har ännu inte varit huvudman för något EU-projekt. Det är framförallt då som arkiveringen bör ses över särskilt.	Nej
5.3.2	Bedriva marinarkeologiskt forsknings- och bevarandearbete	Forskningshandlingar	Övrigt	Bevaras	Diariet	nej		Diariet	Här ingår remisssvar, regionala program, kulturbrottssvar, yttranden om privata firmor, sportdykare och deras upptäckter som exempelvis av Svärdet och Mars.	Nej

Statens Maritima Museer